Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

В процессе деятельности любой компании появляется много документов, срок хранения которых уже истек. По закону вы не можете просто взять и выбросить их в мусор, существуют четко прописанные правила, соблюдение которых поможет избежать штрафов и более серьезной ответственности.

Сроки хранения документов

Прежде всего, нужно определиться, действительно ли бумаги уже не нужно хранить? По закону у каждого типа документов есть четко определенный срок хранения. Например, бухгалтерские документы хранят 5 лет с окончания периода, налоговые — 4 года, а бумаги, касающиеся личного состава, остаются в архиве на целых 50 лет.

Некоторые виды документов необходимо передавать в государственный архив при ликвидации компании.

Поэтому, чтобы точно разобраться в том, действительно ли бумаги можно отправлять на уничтожение, вам необходимо изучить законодательство или обратиться к профессионалам.

Как уничтожают документы

Как уже было сказано, существует четко определенный порядок уничтожения документов. Вы можете провести процедуру самостоятельно или заключить договор со сторонней организацией, которая поможет вам выполнить эти работы.

Тонкости процедуры уничтожения могут немного различаться в разных компаниях, но общие черты должны быть соблюдены в соответствии с требованиями закона:

• формирование экспертной комиссии из минимум трех человек;
• пересмотр и сортировка бумаг, отбор документов с истекшим сроком годности;
• заседание комиссии, на котором принимают решение об уничтожении документов, составляются акты;
• уничтожение документов и составление акта о физической утилизации.

Еще один важный вопрос — каким образом физически избавляться от бумаг. Просто выбрасывать их в мусор — очевидно плохая идея. Не лучше и передача документов в макулатуру. Допустимо самостоятельно шредировать каждый лист, а потом сдать получившуюся массу на переработку. Но этот способ подходит только для очень маленьких объемов. Если же партия, представленная к уничтожению, велика, потребуется помощь профессионалов. В любом случае схема должна быть именно такой — шредирование, прочая подготовка к переработку, сама переработка.

Как уничтожить электронные документы?

Еще один важный аспект — уничтожение документов, которые хранятся в цифровом виде. Файлы должны не просто удаляться с носителя, но и быть обработаны специальными программами, делающими невозможным их восстановление. Физические электронные носители, на которых хранятся сведения, размагничиваются, что полностью уничтожает данные.